Im Ernstfall steht das Fachpersonal jedoch auch kurzfristig zur Verfügung, auch am Wochenende oder an Feiertagen. Nach Eintritt des Todes eines geliebten Menschen muss zudem ein Arzt informiert werden, sofern dies nicht bereits geschehen ist. Dieser bestätigt den Tod und stellt die Todesbescheinigung aus. Dieses Dokument ist von enormer Wichtigkeit. Denn ohne dieses darf der Bestatter den Verstorbenen nicht abholen. Die Überführung eines Toten muss nicht sofort erfolgen. Wenn gewünscht, kann noch bis zu 36 Stunden der Verbleib am Sterbeort erlaubt werden, beispielweise um Abschied zu nehmen. Nach der Abholung beginnt die Arbeit des Bestattungsunternehmens.
Für das Beratungsgespräch sind noch einige wichtige Dokumente beizufügen, unter anderem die Geburts- und Sterbeurkunde sowie Personalausweis, Krankenversicherungskarte und gegebenenfalls Rentenunterlagen. Für das Fachpersonal ist vor allem Fingerspitzengefühl gefragt. Schließlich sind diese häufig die ersten, die mit den trauernden Hinterbliebenen in Kontakt treten. Bei einem Gespräch sind daher Menschenkenntnis und Einfühlvermögen von großer Wichtigkeit. Die Trauernden befinden sich schließlich in einer absoluten Ausnahmesituation und benötigen emotionale Zuwendung. In dem Gespräch werden neben organisatorischen Inhalten auch Details über das Leben und Wesen des Verstorbenen ausgetauscht. lps/Bi.